大学资料私隐政策声明

政策声明
香港科技大学(「大学」)尊重个人资料私隐,并承诺按照香港《个人资料(私隐)条例》(「私隐条例」)的要求,遵守法例规定,确保您的个人资料私隐得到保障。由于私隐条例适用于大学整体,我们要求所有职员及代理人以相同方式遵守私隐条例,并且执行最严格的安全和保密标准。

实务声明
1. 所保存的个人资料类别
以下说明大学所保存的记录/个人资料类别。

(甲) 人事记录,包括但不限于求职申请、教学及非教学职员档案(包括个人资料、工作细节、薪酬、付款及福利等)、休假及培训记录、团体医疗及牙科保险记录、强制性公积金(及同等退休)计划参与记录、工作表现评估、违反纪律记录、以及行政和营运工作所需的家属及附属人员的相关资料;

(乙) 学生及校友记录,包括但不限于与大学相关的各种申请和营运(如所修读课程、大学举办的计划或活动;大学提供的资助、贷款或其他援助;以及大学宿位等),此等记录包含学生个人资料、学业记录(如考试/测验成绩或成绩单等)、学生报告、作业/论文、试卷、行政记录(如付款、收费及罚款、违反纪律资料等)、非学术及辅学课程记录(如实习、社区活动、学生会及其他社团参与等);

(丙) 从大学网站/内联网收集的记录,包括但不限于包含电子邮件地址及个人资料的记录、网络使用者喜好、位置资料(包括IP位址);及

(丁) 其他记录,包括但不限于行政和营运档案、由大学合作伙伴或个别人士参与学校主办或管理的活动(包括宣传、教育或培训活动)所提供之包含个人资料的记录、使用数据设施、服务或参与活动的记录、申请查阅/更正个人资料以及公众查询的记录、研究成果及相关出版物。

2. 收集及保存个人资料的主要用途
个人资料只会用作收集资料时所述的用途,广义上包括与大学使命(即透过教学与研究增进学习与知识,尤其在科学、技术、工程、管理及商业方面的学习与知识及研究生程度的学习与知识;以及协助香港的经济与社会发展)相符的学术、教育/教学、行政、研究及相关活动。然而,具体用途将根据所保存的个人资料的性质而有所不同。

以下进一步解说具体用途的例子。

所保存之个人资料:
(甲) 收集与保存人事记录,用作与职员沟通、招聘以及人力资源管理用途,包括但不限于进行资历查核、保存职员记录及评估工作表现、审批员工福利、培训及发展申请、紧急用途,以及举办联谊和其他活动;

(乙) 收集与保存学生和校友记录,用途包括但不限于向学生提供教育及帮助、促进大学与学生和校友之间的交流、应学生或校友的要求提供其与大学事务相关的资料(如要求提供学历证明和成绩单)、编制大学入学统计数字、促进学术规划和管理,以及举办联谊和其他活动;

(丙) 收集与保存从大学网站/内联网收集的记录,用途包括但不限于处理通过大学网站/内联网提交的各种申请、向通过大学网站注册的用户派发通讯、回应通过大学网站/内联网提交的要求、促进网站浏览,以及编制网站使用情况统计数字;及

(丁) 收集与保存其他记录,用途因记录的性质而异,包括促进行政管理或部门职能、筹备和主办活动、将大学进行之研究或统计/分析活动中有关的个人资料加以编制 、归纳 、总结及/ 或销毁能辨识个人身分的资料,以实践大学的使命、进行直接推广活动(如向个人传达有关大学课程和计划的资讯)以实践大学的使命、促进发表研究成果或其他与大学相关的出版物。

3. 收集个人资料
(甲) 概述:如大学向个人收集个人资料,大学将于收集资料时或之前根据私隐条例的要求,以适当的格式与方式向个人提供「收集个人资料声明」(「收集声明」)。

(乙) 未成年人士的个人资料:除需要透露必要资料外,私隐条例并未有额外要求资料使用者于向未成年人士收集资料时征求未成年人士(或其父母/监护人)的明确同意。尽管如此,通常不建议资料使用者于未取得未成年人士(尤其是无法作出知情决定的人士)的父母/监护人事先同意前,向未成年人士收集个人资料。

在某些情况下,大学可能需要收集未成年人士的个人资料,而无法征求父母同意,例如:

– 父母无法陪同未成年人士出席个别场合;
– 通过互联网填写网上申请表格,未成年人士可自行完成等等。

在这些情况下,大学将要求未成年人士表示他们提供个人资料前已咨询父母。

(丙) 来自大学网站/内联网的个人资料:为向网络使用者提供流畅的浏览体验,我们可能需要使用技术方法(如Cookies)于网站使用者浏览大学网站/内联网时收集资料。如您选择不接受Cookies,则可能无法浏览我们网站/内联网的全部内容。

(丁) 直接推广:如所收集的个人资料将用于直接推广用途,大学将根据法例要求于收集资料前,向个人提供所有必要资讯,如有关直接推广的方法和所推广的资讯类别。除非已获得相关个人的明确同意并且此等同意未被撤销,否则大学不会将其个人资料用作直接推广用途。

4. 个人资料保存期限
大学只会于有需要使用个人资料以达到收集资料的用途或直接相关的用途期间保存此等个人资料。

5. 披露个人资料
大学将采取所有切实可行的措施将您提供的个人资料保密。然而,大学可能需要向其他校外第三方披露、转移或分配所收集的个人资料,以达到收集个人资料的目的。一般而言,我们可能披露、转移或分配个人资料的各方包括为大学职员提供医疗服务的执业医生、任何受大学委托向大学提供服务或代表大学(如银行、保险公司及薪酬管理服务供应商)提供服务的代理人、外判商或第三方服务供应商(如适用),以及大学有义务根据任何法律要求,或依照大学须遵守的任何指引或专业守则向其披露资料的任何人士。此外,我们亦可能于大学内部(基于需要)披露、转移或分配个人资料,以达到收集个人资料的目的或直接相关的目的。个人资料可于香港境内或境外披露、转移或分配。若是香港以外的地方,虽然大学将采取适当措施保障个人资料的私隐,但应注意该等地方可能没有与私隐条例大致相似或目的相同的资料保护法例。因此,香港境外的个人资料可能不会受到与香港相同或类似程度的保障。

6. 个人资料安全
大学将采取适当措施保护我们所保存的个人资料,防止未经授权或意外的存取、丢失、处理、删除、传送、修改或披露。当大学需要向校外第三方披露、转移或分配个人资料时,大学将采取适当措施保障要披露、转移或分配之个人资料的安全(例如要求我们的服务供应商将任何其有机会接触的个人资料保密)。

7. 查阅/更正个人资料
个人有权要求查阅及更正大学保存的个人资料。

个人资料可透过不同方式提供予相关人士,包括(甲)经认证的网上查询及/或(乙)填写相关办事处提供的特定表格,并以电邮方式将填妥的表格发送至ispdpo@ust.hk。

同样地,更正大学所保存之个人资料可通过网上功能(如有)提交要求,及/或使用相关办事处提供的特定表格,将表格以电子邮件形式发送至ispdpo@ust.hk。

根据《个人资料(私隐)条例》,查阅资料的要求通常会于40天内处理。大学或会收取处理查阅资料要求的费用。

8. 查询
有关个人资料私隐政策和实务的任何查询,可向大学资料私隐主任提出,以电邮形式发送至ispdpo@ust.hk

此乃中文译本,如中、英文两个版本有任何抵触或不相符之处,应以英文版本为准。